Pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu aspek vital dalam operasional perusahaan, termasuk Badan Usaha Milik Negara (BUMN). BUMN memiliki peran strategis dalam perekonomian suatu negara, dan efisiensi serta transparansi dalam proses pengadaan sangatlah penting untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Digitalisasi menjadi terobosan penting dalam proses pengadaan, sekaligus juga menjadi tantangan.

Berikut ini kita akan menyimak pengalaman Titin Rahmah, Sr. Officer Jasamarga Learning Institute yang sehari-hari bergelut dengan proses pengadaan barang jasa di tempatnya bekerja. Menurut Titin, unit tempatnya bekerja mudahnya semacam kampus tempat para karyawan belajar menambah skill dan pengetahuan. Sehingga, barang dan jasa yang diperlukan cukup variatif.

“Kalau saya kan memang kebutuhan training yang inhouse tuh dari A sampai Z, dari ATK-nya, spanduk, tiket pesawat, hotel sampai katering. Dan kita juga punya studio yang di peruntukkan untuk online learning, jadi ada kebutuhan untuk kamera dan elektronik lainnya yang kecil- kecil. Kalau nilai transaksinya di bawah 200 juta, kami pilih transaksi di PaDi UMKM,” buka Titin.

Bagi Titin, melakukan transaksi di Pasar Digital (PaDi) UMKM memberi kenyamanan dan ketenangan dalam prosesnya. PaDi UMKM adalah salah satu inovasi digital yang dikembangkan Telkom sebagai solusi dalam ekosistem pengadaan di tanah air dalam bentuk marketplace B2B. Titin mengatakan berdasar pengalamannya, bahwa hal paling penting dalam proses pengadaan adalah bertransaksi dengan vendor yang terpercaya yang mampu menjaga kualitas dan barang yang variatif jenisnya. Dan hal ini dia dapatkan dengan mudah di PaDi UMKM.

Kemudahan pertama yang Titin peroleh dari marketplace PaDi UMKM adalah bisa menyeleksi kredibilitas vendor secara terbuka. Sehingga proses memilih vendor bisa lebih cepat tanpa khawatir apakah vendor tersebut bisa amanah atau tidak, apakah vendor tersebut sudah paham alur pembayarannya atau tidak, semua sudah terverifikasi dan tertuang dalam ketentuan yang dijalankan marketplace PaDi UMKM. Tentu saja, hal-hal ini mempermudah segala proses administrasi Titin yang dijalankan di Jasamarga.

“Proses ini berdampak banget di tempat saya secara administrasi! Sekarang jadi lebih rapi dan kemungkinan slek-slek itu hanya 1% lah. Kalau dulu tuh kan kita melakukan transaksi yang konvensional biasanya dari pengiriman dokumen tagihan yang lambat kami terima, belum lagi kalau ada yang miss, entah itu typo, entah salah peruntukannya, pokoknya kesalahan kesalahan kecil, bagian keuangan yang memverifikasi pasti mengembalikan lagi dokumennya ke kita, dan kita perlu proses ulang. Ini saja memakan waktu sangat panjang.

Kalau di PaDi Alhamdulillah, kalaupun ada kesalahan dari awal sudah terlihat. Misalnya kita dikirim invoice atau tagihan, kita juga bisa cek dulu apakah pph sudah benar, kalau salah bisa langsung diperbaiki.

Dengan menggunakan PaDi, saya tidak repot meminta akta pendirian perusahaan, pakta integritas. Semua dokumen-dokumen seperti NPWP-nya juga sudah terdaftar. Terus, saya juga tidak perlu dikejar-kejar vendor terkait pembayaran, karena vendor sering kali minta ‘bisa kirim bukti transfer’? Nah, di PaDi sudah ada semua itu. Jadi, PaDi UMKM benar-benar menolong dan mempersingkat proses pengadaan dan pembayarannya menjadi lebih ringkas!” papar Titin antusias.

Titin, masih lagi menceritakan mengenai pengalamannya memenuhi kebutuhan Jasamarga Learning Institute di PaDi yang sudah berlangsung setidaknya 3 tahunan ini. Ia menyebutkan setidaknya setiap bulan selalu saja ada transaksi yang dilakukan di marketplace PaDi UMKM. Selain karena hal-hal di atas, koordinasi dengan tim PaDi UMKM juga sangat kooperatif. Apalagi PaDi UMKM juga memiliki kegiatan Business Matching yang bisa mempertemukan antara penjual (UMKM dan pelaku usaha) dan pembeli (perusahaan/ BUMN) secara offline.

Dari pengalaman menyenangkannya itu, bahkan Titin menyarankan vendor-vendor yang sebelumnya telah bekerja sama dan menjalin hubungan baik dengan Jasamarga untuk juga bergabung menjadi penjual/seller di marketplace PaDi UMKM.

“Kami berterima kasih dengan Telkom menghadirkan PaDi UMKM yang membantu kami dalam mencapai Key Performance Indicator (KPI) sehingga kami bisa memenuhi, bahkan melampaui target yang ditetapkan di Jasamarga untuk direksi. Bahkan kami juga menyarankan kepada vendor yang sudah bekerjasama lebih dulu untuk coba belajar dan bergabung di PaDi UMKM,” tutup Titin.