Pada artikel sebelumnya, Leap sempat membahas mengenai fitur Request for Quotation (RFQ) yang ada di Pasar Digital (PaDi) UMKM. Sejak Juni kemarin, PaDi UMKM telah mengganti fitur tersebut menjadi Tender Kilat!

Perubahan fitur ini tentu saja menjadi cerminan bagaimana Telkom melalui PaDi UMKM berkomitmen untuk terus memberikan pengalaman yang lebih baik dan mudah bagi pembeli maupun penjual di platform PaDi UMKM.

Pentingnya Proses Tender

Tender proyek merupakan metode dalam mendapatkan pengadaan barang dan jasa bagi setiap perusahaan. Proses tender ini bisa dibilang sebagai tahapan kritis karena dalam proses ini, perusahaan tidak hanya mencari penawaran terbaik secara harga, tetapi juga menilai kualitas, ketepatan waktu, dan keandalan vendor. Selektivitas dalam memilih vendor menjadi penting karena dapat memengaruhi berbagai aspek operasional dan reputasi perusahaan di mata konsumen dan mitra bisnis.

Proses tender memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mendapatkan penawaran terbaik dari berbagai vendor yang bersaing. Ini tidak hanya mengoptimalkan pengeluaran perusahaan, tetapi juga memastikan bahwa barang dan jasa yang diperoleh memiliki nilai tambah yang sesuai dengan standar yang diinginkan.

Ditambah, proses tender juga dapat mempromosikan transparansi dalam pengelolaan keuangan perusahaan dan menjamin bahwa keputusan pengadaan didasarkan pada evaluasi yang teliti dan objektif. Dalam konteks yang lebih luas, proses ini juga mendukung praktik bisnis yang berkelanjutan dan etis.

Efektivitas Seleksi Vendor

Memilih vendor yang tepat sangat penting bagi sebuah perusahaan karena hal ini dapat berdampak langsung pada efisiensi operasional, kualitas produk atau layanan yang diberikan, serta keseluruhan keberhasilan proyek atau bisnis. Perusahaan perlu sangat selektif dalam memilih vendor karena keputusan ini dapat memiliki dampak jangka panjang yang signifikan. Memilih vendor yang tidak sesuai dapat mengakibatkan penurunan kualitas produk atau layanan, peningkatan risiko operasional, atau bahkan kerugian finansial.

Sering kali, perusahaan menghadapi berbagai tantangan dalam proses pemilihan atau seleksi vendor, di antaranya:

• Sulitnya Mengetahui Mengajukan Permintaan

Proses evaluasi vendor yang membutuhkan analisis mendalam terhadap berbagai aspek, seperti harga, kualitas, dan keandalan yang sering memakan waktu dan sumber daya perusahaan.

• Kesulitan Mendapatkan Informasi

Mendapatkan informasi yang akurat dan lengkap tentang vendor potensial dapat menjadi tantangan, terutama dalam industri yang terus berkembang dan berubah dengan cepat.

• Risiko Terkait Kualitas dan Keandalan Bagi Perusahaan

Memilih vendor yang tidak dapat memenuhi standar kualitas atau tidak dapat diandalkan dapat berisiko bagi operasional perusahaan. Jika produk yang dibeli merupakan bahan baku dan ternyata tidak sesuai dengan standar yang dibutuhkan maka akan berdampak terhadap bisnis secara langsung dan bisa menjadi temuan saat audit.

• Sulitnya Mencapai Kesepakatan Harga

Negosiasi kontrak antara perusahaan dengan vendor dapat memakan waktu yang cukup lama, terutama jika terdapat perbedaan signifikan dalam persyaratan kontrak, harga, atau jangka waktu pengiriman.

• Sulitnya Memastikan Spesifikasi Barang/Jasa

Pastikan vendor yang dipilih sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan, termasuk kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan atau kondisi pasar yang mungkin terjadi di masa depan.

Transformasi dari RFQ ke Tender Kilat di PaDi UMKM

Kini tidak perlu bingung lagi mencari aplikasi tender online, karena PaDi UMKM telah memperkenalkan fitur baru yang dikenal sebagai Tender Kilat. Fitur Tender Kilat akan mempermudah dan mempercepat proses pengadaan barang dan jasa bagi UMKM, BUMN, dan perusahaan swasta. Fitur yang sebelumnya kita ketahui bernama RFQ ini, menawarkan berbagai keuntungan bagi pembeli dan penjual.

Bagi pembeli, fitur ini mempermudah pemenuhan kebutuhan pengadaan kantor dengan mendapatkan penawaran harga khusus. Sementara bagi penjual dapat mencari permintaan yang sesuai dengan produk yang mereka tawarkan dan mengirimkan penawaran. Fitur Tender Kilat dirancang untuk memudahkan pembeli dalam mengajukan permintaan dan penjual dalam menawarkan produk yang ada di etalase maupun produk baru sesuai permintaan. Setelah pembeli mengajukan permintaan, penjual dapat memberikan penawaran terbaik mereka. Pembeli kemudian dapat memilih penawaran yang paling cocok dan melakukan proses negosiasi untuk mendapatkan hasil yang menguntungkan kedua belah pihak.

“Re-branding ini dilakukan agar pengguna lebih mudah mengenali fitur Tender Kilat, dengan tujuan untuk meningkatkan layanan PaDi UMKM dalam proses pengadaan barang dan jasa yang lebih cepat dan efisien,” ungkap Product Manager PaDi UMKM, Adnia.

Beberapa keunggulan dari Fitur Tender Kilat, antara lain:

• Pengajuan Permintaan yang Mudah

Fitur ini memungkinkan pembeli untuk mengajukan permintaan pengadaan secara spesifik dan mendapatkan penawaran dari berbagai vendor dengan lebih cepat dan mudah.

• Transparansi dan Efisiensi

Memiliki tampilan yang ditingkatkan dan proses seleksi yang lebih terarah yang membuat perusahaan dapat dengan mudah memperoleh informasi yang akurat dan lengkap mengenai vendor. Dengan lebih mudah digunakan, maka Tender Kilat akan membantu meningkatkan transparansi juga efisiensi dalam proses pengadaan.

• Membantu Meningkatkan Keandalan Perusahaan

Berbagai vendor dengan segenap transparansi informasi mampu membantu perusahaan memenuhi standar kualitas sehingga memperlancar operasional. Begitu juga jika produk yang dibeli itu merupakan bahan baku produksi.

• Transparan dalam Harga

Negosiasi kontrak antara perusahaan dengan vendor tak jarang memakan waktu. Harga yang tertera dalam marketplace PaDi memberi kemudahan perusahaan dalam memperkirakan kesesuaian antara kebutuhan dan budget yang perlu dikeluarkan.

• Dukungan terhadap Pertumbuhan Bisnis

PaDi UMKM memastikan vendor-vendor berkualitas yang sudah melewati kurasi terlebih dahulu. PaDi UMKM membangun ekosistem digital yang mendukung pertumbuhan bisnis UMKM dengan menghubungkan mereka dengan peluang bisnis yang lebih luas.

Sejak 1 Januari hingga 31 Mei 2024, fitur Tender Kilat telah menghasilkan 51 penawaran dari penjual dengan status ‘diterima’ dan total transaksi nyaris mencapai 2 milyar rupiah. Hadirnya fitur Tender Kilat, membawa pengalaman baru bagi pengguna platform PaDi UMKM. Berbagai inovasi dan solusi digital terus dikembangkan Telkom, demi kepentingan bangsa dan kesejahteraan masyarakat Indonesia.

Pantau terus berbagai inovasi yang PaDi UMKM kembangkan, di sini.