Distribusi Bahan Bakar Minyak (BBM) di Indonesia merupakan salah satu yang paling complicated di dunia.

BBM adalah unsur vital baik sebagai penentu ongkos produksi maupun distribusi barang. Bahkan, roda perekonomian suatu wilayah bisa lumpuh jika ketersediaan BBM tidak memadai.

Dengan Kondisi geografis Indonesia yang terdiri dari beberapa pulau besar dan kecil, jalur darat yang berkontur gunung, dataran rendah dan belum meratanya infrastruktur merupakan tantangan nyata yang dihadapi Pertamina dalam penyediaan dan penyebaran BBM.

Baca juga tentang pemanfaatan big data dalam sektor logistik di sini!

Demikian Anditya Anwar, Senior Analyst I Channel Digitalization Planning Pertamina memberi gambaran, “Pertamina sekarang punya pola distribusi yang complicated, bahkan salah satu yang paling complicated di dunia. Hal ini disebabkan kondisi geografis Indonesia sebagai negara kepulauan”.

Salah satu tantangan yang dihadapi adalah integrasi data yang masih dikerjakan secara semi manual sehingga membutuhkan waktu yang lama sekedar untuk mengetahui ketersediaan stok di suatu wilayah atau satu outlet. Jadi, di sinilah digitalisasi outlet sangat dibutuhkan.

Andit, demikian panggilan akrabnya, sejak tahun 2010 mengawal proses digitalisasi Pertamina. Semula, ia bertugas sebagai officer retail fuels marketing, mengurusi aktivasi sosial media dan mengembangkan aplikasi Pertamina Mobile di Blackberry. Aplikasi ini bertujuan untuk mencari lokasi SPBU terdekat dimana saat itu platform Blackberry merupakan OS yang paling banyak dipakai namun masih terbatas dalam sisi pengembangan aplikasi didalamnya.

Setelah masuk ke Head Office sebagai Digital Strategy and Planning, perannya lebih kepada pengembangan aplikasi MyPertamina. Sampai akhirnya Ia dipindah ke channel digital operation, barulah berfokus mengerjakan dashboard operasional dan digitalisasi SPBU.

“Data digitalisasi SPBU itu luar biasa banyak, jadi butuh semacam dashboard untuk memasukkan data agar bisa diolah dan menghasilkan informasi. Di sinilah pengelolaan big data memegang peranan penting,” jelas Andit.

Menurut Andit, kerjasama dengan Bigbox memungkinkan pengolahan data menjadi lebih akurat, efisien, efektif dan valid. Dalam kurun waktu satu tahun kerjasama, transaksi harian yang semula sejumlah kurang lebih satu juta transaksi, kini naik berkali-kali lipat menjadi 15 juta transaksi per harinya yang harus diolah.

Hal inilah yang menjadikan BigBox diminati dan dipercaya oleh para pebisnis, seperti yang diceritakan dalam artikel berikut ini. BigBox dapat mempercepat transformasi digital pada bisnis dalam berbagai sektor. Penjelasan mengenai manfaat BigBox tersebut dapat dibaca di sini.

Ia menjelaskan lebih lanjut mengenai permasalahan yang dihadapi Pertamina, jika data yang dikumpulkan SPBU sebelumnya masih scattered, datanya banyak tapi masih tercecer, memiliki banyak kolom dan baris yang bisa dianalisis. Tetapi sayangnya belum ada tools-nya, sehingga data yang ada pun belum rapi dan diperlukan pengolahan lebih lanjut.

“PR-nya adalah mengelompokkan data-data ini, kemudian memvisualisasikan data tersebut ke dalam chart dan grafik serta tabel sehingga menjadi satu informasi yang nanti berguna untuk mengambil keputusan bisnis,” ujarnya.

Permasalahan lain terkait speed. Sebelum dilakukan digitalisasi, pengolahan data dilakukan semi manual dan sangat memakan waktu. Begitu pun dengan ketersediaan stok, “kita kan jualan, jadi kalau sempat kosong, berarti ada potensi lose sales untuk Pertamax Series dan Dex Series dan kalau ada yang kosong terkait BBM subsidi, itu akan menjadi pemberitaan negatif. Makanya informasi terkait ketersediaan produk tersebut benar-benar dibutuhkan untuk mitigasi kerugian yang dapat terjadi”.

Untuk menanggulangi hal tersebut, dibutuhkan pemrosesan data yang cepat, informasi yang tepat mengenai ketahanan stok dan penjualan. Sehingga mitigasi bisa dilakukan, cukup melihat di dashboard segala kebutuhan data dan analisa bisa dipantau untuk pengambilan keputusan.

“Misal di dashboard terpantau SPBU A stoknya tinggal 4 jam lagi, dan produk Pertamax akan habis, nah ketika ada warning seperti itu, sebetulnya sudah cukup bagi depot atau fuel terminal bersiap-siap mengirim barang, supaya stok selalu tetap tersedia tanpa sempat habis di SPBU,” jelas Andit.

Dashboard yang dimaksud ini adalah Integrated Retail Dashboard, di mana BigBox sendiri lebih berperan terhadap validitas data. BigBox membuat dashboard web untuk melakukan monitoring stock, sales dan perangkat. Juga menyediakan dashboard terpisah untuk eksternal yang bisa diakses oleh Kementrian ESDM, BPH Migas, yang memang punya satu akses tersendiri sebagai stakeholder. Di mana akses yang disediakan untuk stakeholder ini menjadi penting untuk membantu memonitor ketersediaan kuota dari masing-masing SPBU yang menjual BBM subsidi.

Solusi yang diberikan BigBox di antaranya, membantu mengelompokkan data, kemudian dibuatkan beberapa data mart, serta dibuatkan solusi untuk mengangkut data dari PC operational ke dalam data lake, setelah itu nanti baru dibuatkan logic serta visualisasi setiap chart/ grafik atau tabel tertentu.

“Tentu saja BigBox sangat membantu! Karena dengan proses-proses tersebut, kami bisa menghemat waktu dalam melakukan pengelolaan informasi,” tegas Andit.

Kalau boleh memberi gambaran mengenai efisiensi waktu yang berhasil dihemat Pertamina, dulu untuk mengetahui stok suatu wilayah, paling cepat memakan waktu sekitar 2–3 jam. Sekarang cukup buka dashboard, hanya butuh waktu 3 menit mengecek kesediaan stok di mana pun wilayah yang ingin dicek dan informasi yang diperoleh merupakan informasi near real time.

Di samping itu, masih menurut Andit, kerjasama dengan orang-orang di balik BigBox juga menyenangkan. Mereka selalu menanggapi serius dan cepat jika ada suatu request, “dari sisi pekerjaan selalu dieksekusi cepat, juga solutif dalam memberi informasi dan masukan sehingga minim kendala jika sudah diterapkan di operasional”.

Dengan digitalisasi SPBU ini, sebetulnya sudah 70% lembaga penyalur atau outlet milik Pertamina di seluruh Indonesia ter-cover. Harapannya bisa sampai 100%. Tetapi Andit memandang hal ini masih menjadi tantangan yang berhubungan dengan kendala geografis dan kendala konektivitas.

“Lembaga penyalur Pertamina itu mulai dari yang sinyalnya bagus banget, sampai yang tidak ada sinyal pun ada. Nah, kalau kita sih harapannya 100% itu bagus, dibutuhkan dukungan dari provider jaringan telekomunikasi juga. Kalau memang mereka sanggup untuk menyediakan jaringan, tentu digitalisasi segera bisa terwujud,” tambah Andit.

Menyikapi ribuan SPBU yang sekarang sudah terintegrasi dalam satu platform, Andit pribadi merasa puas dengan performansi yang diberikan oleh BigBox.

BigBox juga terbukti dapat menganalisa perilaku konsumen dan antrean SPBU menjelang hari raya, seperti yang dijelaskan dalam artikel berikut ini.

BigBox sendiri merupakan solusi analitik big data yang dikeluarkan Leap Telkom yang merupakan bagian dari fokus bisnis digital yang tengah Telkom Indonesia kembangkan khususnya dalam rangka mengakselerasi pengembangan platform digital.

Masih penasaran dengan cerita lainnya? kunjungi medium kami di medium.leaptelkom dan follow untuk mengikuti keseruan lainnya!